Aufbewahrungsfristen beachten und nutzen

So ein Aktenkeller im heimischen Betrieb wird schnell voll. Trotz elektronischer Belegführung und aller digitaler Archivierung sammeln sich im Verlauf der Jahre zahlreiche Unterlagen in einem Betrieb an.

Nicht alle Unterlagen muss man ein Leben lang aufbewahren. Für die meisten ergeben sich deutlich kürzere Fristen. Bei Buchführungsunterlagen wird vor allem zwischen sechsjähriger und zehnjähriger Aufbewahrungsfrist unterschieden (§ 147 AO). Diese Fristen lassen sich leicht berechnen. Der Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Beispiel: Wurden im Jahr 2008 die letzten Buchungen für das Jahr 2006 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, können ab dem 01.01.2019 alle Unterlagen für das Jahr 2006 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt dann mit Ablauf des Kalenderjahres 2008, dauert zehn Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2018. Ab dem 01.01.2019 können die Unterlagen dann in den Reißwolf.

Vorsicht: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Die Unterscheidung zwischen zehn und sechs Jahren: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen müssen sechs Jahre archiviert werden.

Wer Zweifel an der Zuordnung hat, sollte seinen Steuerberater konsultieren oder im Zweifel die Dokumente länger aufbewahren.

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die elektronischen Buchhaltungsdaten. Wissens- und beachtenswert insoweit auch: Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Dies gilt auch bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems.

Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen aufbewahrt und bei Bedarf vernichtet werden.

Noch einmal kurzgefasst:

DIESE UNTERLAGEN MIT 6-JÄHRIGER AUFBEWAHRUNGSZEIT KÖNNEN SIE VERNICHTEN:

• Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
• Versicherungspolicen
• Depotauszüge
• Finanz- und Gehaltsberichte
• Betriebsprüfungsberichte
• Jahresabschlusserklärungen
• Kassenzettel
• Preislisten

DIESE UNTERLAGEN MIT 10-JÄHRIGER AUFBEWAHRUNGSZEIT KÖNNEN SIE VERNICHTEN:

• Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Quittungen
• Kontoauszüge
• Bilanzunterlagen
• Kassenberichte
• Kredit- und Steuerunterlagen
• Lieferscheine

Und noch einmal Vorsicht: Wurden Belege aus 2008 erst 2009 gebucht oder der Abschluss für das Jahr 2008 erst 2009 fertiggestellt, beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Belege erst mit Ablauf des Jahres 2009. Solche Belege dürfen dann erst am 1. Januar 2020 entsorgt werden, nicht schon 2019.

bft / Stephan Zieger