Geburtstagslisten und die Datenschutzgrundverordnung

Eine der Geschichten, über die sich Unternehmer zum Thema Datenschutz gerne austauschen, ist die Frage der Geburtstagslisten. Gern wird gesagt, dass man solche Listen gar nicht mehr führen darf und sie einen bußgeldpflichtigen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darstellen.

Dieses Thema ist jetzt in einer Fachzeitung besprochen worden. Der Autor, Dr. Eugen Ehmann, Regierungspräsident von Unterfranken, stellt in seinem Beitrag in der Zeitschrift „Datenschutz Praxis“ die These auf, dass Geburtstage in Betrieben nicht unbedingt nur Privatangelegenheiten sind. Vielmehr habe dies sehr wohl eine soziale Komponente. Das Übersehen eines Geburtstages habe manchmal nachhaltige Verstimmung zur Folge.

Auch sei eine „private“ Geburtstagsliste keine Datensammlung außerhalb der DSGVO. Wenn jemand Daten sammelt, sei sie dies im Regelfall immer ein Anwendungsfall für die DSGVO. Ehmann ist der zutreffenden Ansicht, dass solche Listen zulässig sind und er begründet dies damit, dass Geburtstage zum sozialen Leben eines Betriebes gehören.

Allerdings unterscheidet Ehmann, der sich auf den bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten Bayerns bezieht, auf die Liste für den Kollegenkreis und die Liste für Vorgesetzte.

Die Liste für den Kollegenkreis (der vom Arbeitgeber erstellt wird) hält er grundsätzlich erst einmal für unzulässig, weil es hierzu keine dienstliche Veranlassung gibt. Eine Einwilligung hierfür sei nicht vorhanden. Er zitiert den Landesdatenschutzbeauftragten mit dem Satz, dass es sich hierbei um kollegiale Beziehungspflege, nicht aber um vom Dienstherrn (Arbeitgeber) veranlasste Maßnahmen handele. Für diese sei eine Einwilligung des Betroffenen zuständig. Da diese aber im Zusammenhang mit dem Speicherungszweck stehen, nämlich dem Arbeitsverhältnis, sei diese kein Rechtfertigungsgrund für die Speicherung.

Anders sieht es mit der Liste für den Vorgesetzten aus. Geburtstage gehören zum sozialen Leben im Betrieb und sind dort keine rein private Angelegenheit. Auch die Führung einer solchen Liste ist daher im Rahmen von Art. 26 DSGVO erlaubt, weil sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Und weil es auch runde Geburtstage gibt, gehört hierhin auch das Geburtsjahr. Wer keine Glückwünsche haben wolle, kann widersprechen. Dies führt aber nicht zum Ausschluss aus der Liste, sondern nur zu einem entsprechenden Vermerk. Die Liste hat insoweit auch die Funktion an solche Leute zu denken, die eben keine Glückwünsche haben wollen.

Am Ende gilt es nur die allgemeinen Pflichten zu beachten, die man als Arbeitsgeber bei der Speicherung personenbezogener Daten hat. Dazu gehört selbstverständlich auch die Informationspflicht. Löschungspflichten ergeben sich dann, wenn der Mitarbeiter den Arbeitgeber verlässt. Hierfür gelten aber die allgemeinen Fristen. Dies sind im Betreib im zugehörigen Verfahrensverzeichnis dokumentiert.